突然上司から「お前が飲み会の幹事やってっくれ」といわれたら、、、
幹事は、若手社員が任されることが多いと思います。
幹事をうまくこなすことができれば、あなたの評価がぐっとあがることでしょう。
幹事の仕事は、最初からうまくできる人なんて一人もいません。
まずは相談役を見つけるところから始めてみましょう。
飲み会幹事のお仕事とは
幹事のお仕事は事前の準備から当日、そしてアフターフォローまで多岐にわたります。
それでは、幹事さんのお仕事を順を追ってみていきましょう。
幹事のお仕事 準備編
まずは準備編です。
ここが一番大切です！準備だけで１０項目ありますよ。
でも大丈夫^^;しっかりと準備すれば何も怖いものはありません！
- 相談者を決める
- 飲み会の趣旨を決める
- 日程の調整
- 会場選び
- 会費の決定
- お店の下見
- 飲み会の案内
- 司会進行と挨拶を頼む
- 余興やサプライズを考える
- 席順を決める
１ 相談者を決める
上司や先輩など、飲み会の勧め方について相談できる人を見つけておきます。
係長や主任クラスの人がオススメです。部長や社長など役員はあまり細かいことには口を出しません。
２ 飲み会の趣旨を決める
飲み会の趣旨をはっきりさせましょう。
忘年会、新年会、歓迎会、送別会などです。
それによって主役はだれなのか？目的はなんなのかをはっきりさせておきます。そうすることで、飲み会の企画がしやすくなります。
３ 日程の調整
日程は優先順位の高い人を基準にして選びます。
まずは飲み会の主役の日程を確認します。
続いて上司の日程を確認します。２～３日候補をだしてもらい、主賓と管理職の日程を把握して相談役に報告をします。
主賓と管理職を最優先にして日にちを決めてその他の部署に連絡して都合を聞きます。
優先順位の高い人に合わせながら、最終的には管理職などの上司に決めてもらい、できるだけ多くの人が参加できるように日程を調整しましょう。
４ 会場選び
日程調整をしながら大体の参加人数を把握しておきましょう。
また、男女の比率も確認しておきましょう。
女性が多ければ、女性向の料理や飲み物を提供しているお店を候補に選びましょう。
年齢層によっても選ぶ店は変わってくるでしょう。
その他、主賓の好み上司の行き着けなども聞いておきましょう。
場所は、できれば上司に相談して決めてもらうのがよいと思います。
幹事に対してあれこれ文句を言う人が必ずいるんですね。
そんな時は、「誰々さんのオススメです」の一言ですんでしまいます。
料理を選ぶときは、参加者の食物アレルギーの有無も確認しておくとよいでしょう。
５ 会費の決定
- 会費を会社からも出してもらえるのか？
- 偉い人からは多めに出してもらってもよいのか？
- 男女で差をもうけるのか？
- 主賓から会費を徴収するのか？
- キャンセル料はどうするのか？
などを相談役や上司に確認しておきます。
また、飲み放題にするのかなども決めておきましょう。
飲み物をそれぞれ精算するのは大変です。
飲み放題にしたほうが計算が楽になります。
６ お店の下見
お店が決まったら必ず下見をしておきましょう。
- 部屋の広さ、上座はどこか？
- トイレの場所は？
- 駐車場の有無？
- カードが使えるか？
- クーポンが使えるか？
料理の出し方なども聞いておくとよいでしょう。
また、あまり値切ったりすると、狭い部屋に押し込められたり、
料理を早く出されたりして、嫌がらせされることもあるので注意してください。
７ 飲み会の案内
飲み会の案内を作成して参加者に告知します。
張り紙やメール、無料アプリなどで一斉送信すると手間がなくて便利です。
出欠の確認もメール、アプリなどで確認を取ると便利です。
この際、移動手段や食べられないもの（アレルギーの有無）
アルコールを飲む飲まないなども確認しておきます。
会費は早めに集金しておいたほうがドタキャン率が減ります。
会費の集金日やキャンセル料についてもあわせてメールしておきましょう。
８ 司会進行と挨拶を頼む
司会進行役と乾杯の音頭、締めの挨拶などを事前に頼んでおきましょう。
誰に頼むかは上司に相談するとよいでしょう。
司会進行役とは式次第についても打ち合わせしておきましょう。
９ 余興やサプライズを考える
新入社員の余興やサプライズのプレゼントなど、会を盛り上げるイベントを相談役と共に考えておきましょう。
新入社員の自己紹介や、退職や人事異動などで職場を離れる方へ送る花束なども用意しておきましょう。
１０ 席順を決める
会場入りしたら速やかに席に着けるよう席順も決めておきましょう。
主賓や管理職の席を決める
仲のよい人、悪い人をリサーチ
タバコを吸う人、吸わない人も要チェックです。
仲の悪い人同士が隣にならないよう配慮しましょう。
また、タバコを吸う人と吸わない人が隣り合わせにならないよう配慮しましょう。。
続いて当日編です。一緒にみていきましょう
当日の仕事はこんな感じ！
- 幹事は早めに会場入りして参加者を出迎える
- 酔った人の介抱をする
- 二次会への誘導
１ 幹事は早めに会場入りして参加者を出迎える
受付には参加者リストを用意して出席者をチェックします。
お酒のグラスが空いてないかどうか、テーブルが食べ終わった食器でいっぱいになっていないか等に注意を払います。
また、孤独になっている人、具合が悪そうな人がいたら幹事が声をかけてあげましょう。
２ 酔った人の介抱をする
飲みすぎて気分が悪くなった人がいたら、慌てず速やかにトイレへ誘導しましょう。
介抱するのは同姓が望ましいです。女性を介抱する際は女性に頼みましょう。
３ 二次会への誘導
二次会の参加者は一次会の締めの挨拶が終わるまでにまとめておきましょう。
以下のことも一次会が終わるまでに済ませておきましょう。
- 一次会の料金の精算
- 二次会場の連絡
- タクシーの手配
会場を出る際は、必ず忘れ物チェックを行いましょう。
酔っていると必ず一人やふたり忘れ物をしてくるものです。
幹事が最終チェックをするようにしましょう。
まとめ
いかがでしたか？
幹事の仕事は慣れるまでとても大変です。
幹事のお仕事のポイントをまとめると、準備編では以下の１０項目。
- 相談者を決める
- 相談者を決める
- 日程の調整
- 会場選び
- 会費の決定
- お店の下見
- 飲み会の案内
- 司会進行と挨拶を頼む
- 余興やサプライズを考える
- 席順を決める
続いて当日編では３行為目あります。
- 幹事は早めに会場入りして参加者を出迎える
- 酔った人の介抱をする
- 二次会への誘導
たくさんあって大変と思うでしょうがでも、飲み会が成功したら周りから感謝され、上司の評価もグッとアップすること間違いなし！
自分の仕事力も上がることでしょう。
がんばっていきましょう！
